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Comisión de Jornadas

Próxima edición: VII Jornadas de Jóvenes Investigadores, Barcelona 2009 wiki de trabajo

¿COMO ORGANIZAR UNAS JORNADAS?

Bajo mi particular punto de vista, como coordinadora de las VI Jornadas de Jóvenes Investigadores; unas Jornadas se pueden organizar de tantas maneras como se quiera, pero yo sólo puedo contar la forma en que nosotros lo hemos hecho. Espero que sirva para futuros organizadores.

Para empezar, aproximadamente en el mes de Abril (teniendo en cuenta que las Jornadas sería en Febrero del año siguiente), se dividió la organización de las Jornadas en 7 comités:
Artístico, Científico, Financiero, Logístico, Web, Medios y Burocrático.

Cada comité consta de uno o dos organizadores que se encargan de todas las tareas que deben llevar a cabo, y ¿cuales son?

En principio, nosotros establecimos estas:

LOGISTICO:

- Lugar de realización de las jornadas.
- Desayuno, Café de media mañana, Comida, Merienda, Cena de Asistentes (subvencionados) y Ponentes.
- Alojamiento de Asistentes (subvencionados) y Ponentes.
- Espectáculo en día de inauguración/clausura (si procede).

ARTISTICO:

- Logo.
- Bolsas con: Carpeta, Folios, Bolígrafo, Libreta, Programa, Identificación, Certificado de asistencia e Información Turística.
- Merchandaising: Camisetas, Chapas, Mecheros...
- Libro ISBN con abstract.
- Sello.
- Regalos a ponentes.
- Premios de concursos.
- Concurso de pósters: impresión, publicidad...

WEB:

- Creación y mantenimiento de la página web, manteniendo la información actualizada por medio del contacto con el resto de los comités.

MEDIOS:

- Carteles publicitarios.
- Avisos a prensa, radio y televisión.

CIENTIFICO:

- Creación del programa científico.
- Elección de temas de mesas redondas y conferencias.
- Selección de los ponentes y moderadores y establecimiento del contacto con ellos.
- Supervisión de presentaciones y del material necesario para las mismas.

FINANCIERO:

- Elaboración de carta para petición de subvenciones y ayudas económicas a distintas entidades.
- Petición de dichas ayudas por medio de convocatorias públicas, envío de cartas, emails, por teléfono o personándose.
- Elaboración del presupuesto de las jornadas: uno general con todo y otro específico para pedir las subvenciones (donde no se incluirá el merchandaising).

BUROCRATICO:

- Reuniones con las distintas entidades y organismos para pedir infraestructuras y ayuda económica.

Una vez establecida esta primera organización y situados todos los coordinadores en su comité correspondiente, pasamos a decidir cómo nos comunicaríamos entre nosotros. En un primer momento abrimos un grupo en yahoo y utilizamos las archi-conocidas listas de correo, lo cual supuso un engorro, ya que los mensajes eran demasiado abundantes, así que optamos por utilizar un foro para que la comunicación fuera más fluida.

El comité web se encargó de administrar el foro y lo dividió en 9 subforos: 1 por cada comité más un subforo "general" y otro "reuniones" y a partir de ahí: ¡A trabajar!

¡Ah!, ¡una cosa! Lo primero primerísimo para organizar unas jornadas es: TENER DINERO!!! y para eso hay que pedirlo... Tened en cuenta esto: para pedir dinero se necesita: Una carta donde se pida el dinero, un esbozo del programa científico y a ser posible un logo. De todo ello, lo más complicado es el programa científico, ya que requiere la previa elección de los temas de las mesas redondas/conferencias y, a ser posible, una primera lista de posibles ponentes.

Paso a continuación a detallar las tareas que se han desarrollado en cada comité por separado, ya que poco a poco el trabajo va generándose.

FINANCIERO:

Se realizó una búsqueda de posibles patrocinadores que cedieran dinero para organizar las jornadas: Bancos, Cajas, Universidades, Ayuntamiento, Junta de Andalucía, Empresas (Puleva, Corte Inglés, Continental-Auto, Renfe, Spanair...)... y se elaboró una carta para pedir subvenciones, tanto en dinero, como en viajes, comida, alojamiento, infraestructuras, etc.

Se elaboraron los presupuestos necesarios para presentarlos en las reuniones con el Vicerrector de Investigación de la Universidad de Granada, con la Consejería de Innovación, Ciencia y Tecnología de la Junta de Andalucía y con distintas concejalías del Ayuntamiento de Granada (Educación, Juventud, Cultura y Presidencia).

Se recogen y archivan todas las facturas que se van generando, para poder justificar adecuadamente los gastos de las Jornadas.

Se redacta una carta de agradecimiento para todos aquellos financiadores de años anteriores a los que no vamos a pedir dinero, para que sigan contando con nosotros por si en años sucesivos tenemos que volver a pedirles subvención.

MEDIOS:

Se diseñaron los carteles que servirían para promocionar las jornadas. Hay dos modelos, uno sin fecha de inscripción (porque los diseñamos antes de saberla) y otros con fecha de inscripción. Se hicieron también versiones en blanco y negro para enviarlas a la lista estatal y que cada local pudiera encargarse de imprimir los que quisera con o sin color.

Se redactó un comunicado para distribuir entre los medios de comunicación y dar la mayor cobertura posible al evento. Este comunicado se envió a la lista estatal y a la comisión de Medios, para que se difundiera lo máximo posible.

Iré añadiendo cosas poco a poco!, por ahora lo dejo en este inicio

Material de interés: